De gemeente Amstelveen telt iets meer dan 80.000 inwoners. Voor allerlei vragen kunnen zij terecht op het gemeentehuis waar zo’n 700 mensen werken. Kenmerk voor de gemeente is dat zij qua ICT ver voor de troepen uit loopt, vergeleken met andere gemeentes in Nederland. Raymond van Trirum en zijn collega’s zorgen ervoor dat digitaal alles op rolletjes loopt. Bluecube hielp hen bij enkele processen.

Vanuit Amsterdam moet je er wat voor over hebben om bij het gemeentehuis van Amstelveen te komen. Het zit nogal verstopt. Maar als je er bent, dan heb je ook wat. De façade van het gebouw is hoekig maar toch sierlijk en prachtig afgewerkt met hout. Na een tripje door de gangen ontvangt Raymond mij op het balkon vanwaar we een prachtig uitzicht hebben over De Poel, de naam van het water waaraan het gebouw gelegen is. “Zomers zou ik met de boot naar m’n werk kunnen”, vertelt Raymond. “En de raadzaal is ook leuk om foto’s te maken.”, stipt hij alvast aan terwijl hij z’n koffie doorroert. “Er zijn daar allerlei kleuren glas, erg mooi.” We kijken rustig uit over het water. Het is een klein beetje winderig, wat de nodige rimpels op het water veroorzaakt. Maar die zullen spoedig gewoon weer verdwijnen.

Raymond is een rustige, grote statige man met een vriendelijke uitstraling. 9 jaar geleden kwam hij hier werken. Bij de gemeente, als ambtenaar dus. Wat deed hij daarvoor? Van Trirum: “Na mijn opleiding Journalistiek, richting Interactieve Digitale Communicatie Techniek, ben ik een eigen bedrijf begonnen met een aantal vrienden. Wij zijn toen gestart met digitale brochures. Daarna gingen we software voor touchscreens maken, voor gemeentes en bedrijven.” Uiteindelijk kwam hij bij de gemeente terecht. Raymond:”Ik had wat meer zekerheid nodig. Ik had wel het idee van: gemeente, apart. Misschien een beetje suf en saai. Ik dacht: dat doe ik 1 jaar, maar het was gewoon hartstikke leuk!” Raymond werkte eerst als databeheerder, maar na een jaar vond hij het werk te routinematig. Vervolgens is hij gewoon naar de directeur gestapt. Hij wilde meer en kreeg ook meer. “Ik werd projectleider. En uiteindelijk ben ik dus teamleider geworden.”

Zoals eerder aangegeven heeft de ICT op het gemeentehuis in Amstelveen een groot aandeel. Het workflowmanagementsysteem bijvoorbeeld, wordt gemeentebreed ingevoerd. Alle werkprocessen zijn gedigitaliseerd. Zelfs de post wordt gescand en digitaal gedistribueerd. Maar ook vergunningaanvragen en klachten worden allemaal digitaal opgeslagen. Raymond: “Een burger doet bijvoorbeeld een melding via de website dat er een steen ergens los ligt. Vanuit de website komt die informatie direct bij de juiste persoon terecht. In het ‘bakje’ in process.” De betreffende ambtenaar pakt daarna deze taak op. Deze taak is ook al helemaal vastgesteld. De stappen die genomen moeten worden, de termijn die eraan is vastgesteld. Alles. Raymond vervolgt op rustige toon:” Dit is uniek voor een gemeente. Meestal hebben gemeentes een prachtige front end, maar uiteindelijk gaat er een duf mailtje naar een secretariaat of algemene afdeling die het overkloppen in een ander systeem. Bij ons is het dus echt geïntegreerd.” Het systeem draait op een Lotus Notes omgeving. Iets waar Raymond en zijn collega’s nog geen kennis van hadden. Maar Bluecube dus wel.

Er was een probleem met een zoekopdracht die niet goed liep. Een vrij klein opdrachtje. Bluecube moest ervoor zorgen dat het allemaal veel sneller ging. Dat ging niet omdat - eigen aan Lotus Notes - als mensen in het databasesysteem gezet worden, zij niet meteen gevonden kunnen worden. Eerst moeten die personen geïndexeerd worden door het systeem. En dat kan wel 10 minuten duren. ”Dat is eigenlijk te suf voor woorden,” meesmuilt Van Trirum. Een collega van mij had Bluecube gesproken en raadde mij hen aan.” Bluecube, Lotus Notes specialist, vond snel een oplossing waarmee personen snel gevonden en dus verwerkt konden worden.

"Technisch goed onderlegd, project managen: bij Bluecube zat dat allemaal gewoon in één mannetje"

Ook speelde er nog een vraagstuk over monitorinformatie. Daar was van te voren niet goed over nagedacht. Bluecube werd ingeschakeld om dit euvel op te lossen. Het ging om processen die te monitoren moeten zijn binnen een bepaalde tijd: dus einddatum, begindatum, worden er dingen uitgesteld... Dit moet allemaal vastgelegd kunnen worden. En je moest het op een makkelijke manier uit de database kunnen halen. Een lastige klus. Vooral bij Domino (databasesysteem, red). Raymond:” Ik had bedacht, om het onszelf makkelijk te maken, dat we een aantal managementvelden gingen toevoegen. Deze kun je dat later makkelijk selecteren en de informatie eruithalen. Nou ja, dat moest dus allemaal door Bluecube bedacht worden. Het moest in alle processen ingebouwd worden. Dat vraagt gewoon om een heel slim proces. Het moet een bouwsteen worden die je kan hergebruiken.” En dat is niet niks, zo blijkt verder uit het verhaal van Van Trirum. Immers de ingehuurde computertechneut moet de moduleeromgeving leren kennen, het pakket en natuurlijk de processen. “Het was zeker geen domme Domino-klus. Je moet technisch goed onderlegd zijn.” Dat een techneut die leuk kan ‘tunen’ of één kunstje goed in de vingers heeft, niet goed genoeg is, blijkt wel uit het verdere antwoord van Van Trirum. Raymond: ”Zeker niet, daarnaast moet je óók nog het project kunnen managen. Bij Bluecube zat dat allemaal gewoon in één mannetje!”

Raymond herinnert zich vooral het goede contact met Bluecube tijdens dit vraagstuk. “Het is een heel grappige club, leuke gasten, jong, vlot en slim. Bluecube’ers zijn geen IT’ers. Ze kunnen zelf nadenken, je hoeft ze niet te sturen, zoals dat wel vaak bij andere partijen het geval is. Soms heb je technische IT’ers die 2 dagen nodig hebben om een knop rood te krijgen. Ja, zit je hier voor € 150 per uur. Laat die knop maar lekker zwart en ga verder! Bij Bluecube zijn ze toch wat zelfstandiger. Dat is fijn.”

‘Bluecube’ers zijn geen IT’ers. Ze kunnen zelf nadenken, je hoeft ze niet te managen’

Op de vragen of Bluecube betrouwbaar is en aan te raden aan anderen zegt Van Trirum volmondig ja. Belangrijk vindt hij dat Bluecube’ers ferm aan de slag gaan en hun afspraken nakomen. Raymond:” Bluecuber’ers zijn gewoon snel en kundig, als er iets was, zaten we even 5 minuten bij elkaar en werd het opgelost. Bluecube’ers zijn niet alleen maar techneuten, ze denken met je mee. Zo hoef ik niet op vreselijke stomme details rond te hangen. Dat doen zij gewoon zelf, dat weet je.” Raymond vervolgt: “Ik ken vele leveranciers. Maar bij Bluecube hoef je niet als een bok op de haverkist te gaan zitten. Dat gevoel heb ik bij zo’n 4 andere leveranciers ook niet. Bij de rest wel, van de 100...”.

Gaat Van Trirum Bluecube nog inhuren? “Als ze slim zijn bellen ze af en toe. We moeten bezuinigen, maar ik zou ze zeker nog willen inhuren. Eigenlijk mag dat niet meer, maar de klussen moeten toch gedaan worden, glimlacht Raymond.