"Please consider the environment before printing this blog post"

We zien het vrijwel dagelijks. Goed bedoelde initiatieven om lezers van e-mail op te voeden. Een van de bekendste is “Please consider the environment before printing this e-mail”. Hiermee zegt de verzender: niet alle e-mail hoeft geprint te worden. Volstrekt duidelijk lijkt mij, daar hoeven we niet elke keer op gewezen te worden.

Babyboomers
Je hebt nou eenmaal figuren die elke e-mail -digitale vergader verzoeken incluis- printen, vaak zijn dit wat oudere medewerkers van grotere bedrijven die de principes van mail archivering niet kennen. Gedreven door de mail quotum teller die op de loer ligt zijn zij gedwongen om elke e-mail in een papieren archief te bewaren.
Het mooiste is dat je soms een handgeschreven antwoord op je bureau krijgt. Prachtig! Een geprinte e-mail waarop het antwoord in een onleesbaar handschrift staat geschreven. Vaak voorzien van pijltjes, omcirkelingen, koffievlekken en onduidelijk geplaatste uitroeptekens.

Efficiënt werken
Een ander mooi voorbeeld dat je steeds vaker ziet is het regeltje “ik werk graag efficiënt en beantwoord mijn e-mail kort en bondig, hierdoor kan ik soms bot overkomen. Dat is geheel niet mijn bedoeling.”. Bij mij wekt dat zinnetje toch irritatie op, wat is er mis met het formeel gebruiken van e-mail? E-mail is geen chat, maar ook geen brief. Een aanhef en een afsluiting geeft voor veel mensen een verzorgde indruk en die 5 seconden passen echt wel in het drukke strakke schema van een 'getting things done' persoon.

Nachtmerries in een hotel
Een niet nader te noemen hotelketen maakt het overigens wel heel bont. Na een tijdje heen-en-weer gecommuniceerd te hebben viel het mij op dat het versturen van de e-mail wel erg lang duurde. De e-mail was bijna 7 megabyte geworden zonder dat er bestanden in de mail conversatie aanwezig waren. Vreemd? Niet echt, onder elke e-mail van deze hotelgigant stond een prachtig filmpje (animated gif voor de techneuten onder ons) met alle mooie aanbiedingen en faciliteiten van het hotel. Dit plaatje was met 900Kb net geen megabyte. Marketing & Sales: een nachtmerrie voor elke beheerder.