Brand Compliance: Lotus Notes en het einde van de dikke dossiers

Christian Oudenbroek, Algemeen Directeur Brand Compliance over het door Bluecube voor hem op maat gemaakt Lotus Notes systeem

In de wereld van ISO certificeringen is het nog altijd gebruikelijk om met dikke papieren dossiers  te werken. Brand Compliance, specialist op dit gebied, werkt sinds kort met een door Bluecube op maat gemaakt systeem onder Lotus Notes. Algemeen Directeur Christian Oudenbroek vertelt over zijn ervaringen tot nu toe.

Als compliance specialist voert het bedrijf audits uit, onder meer in opdracht van brancheorganisaties en importeurs. Een andere belangrijke tak van sport binnen Brand Compliance betreft ISO-certificering van het kwaliteitsmanagementsysteem van bedrijven en netwerken: zelf is Brand Compliance dan ook erkend door de Raad voor Accreditatie. “Het gaat bij ISO certificering niet alleen om corrigerende, maar ook om preventieve maatregelen”, legt de directeur uit’ “Dat betekent dat na certificering een bepaalde klacht niet alleen wordt opgelost, maar ook dat gezorgd wordt dat een dergelijke klacht voortaan niet meer voor kan komen.”

Certificering: een goede zaak
Sommige bedrijven kiezen er zelf voor gecertificeerd te worden, bijvoorbeeld uit concurrentieoverwegingen. Andere bedrijven worden daar min of meer toe verplicht. “Voor een verzekeringsbedrijf besluit samen te werken met een bedrijf in de autoschadebranche, wil die zeker weten dat het managementsysteem van dat schadebedrijf 100 procent op orde is.” Dát er soms sprake is van een verplichting leidt er soms toe dat zo’n bedrijf zelf niet op de heisa van een certificering zit te wachten. “Onze taak is dan, naast certificeren, óók om over te brengen dat certificering altijd een goede zaak is voor de betreffende ondernemer,” vertelt Christian Oudenbroek.

Geen appeltje eitje
Hoe dan ook is een ISO certificering verkrijgen bepaald geen appeltje eitje. Om het begeerde papier te krijgen moet een bedrijf aan een hele waslijst aan voorwaarden en regels voldoen. Planning, procedures, resultaten: alles moet op orde zijn, en goed worden vastgelegd. In de loop van de certificeringsprocedure vinden er interne en externe audits plaats, wordt er gekeken naar non-conformiteiten (al dan niet tijdelijke afwijkingen van de ISO norm) en moet een externe commissie op haar beurt de bevindingen van Brand Compliance beoordelen. De Raad voor Accreditatie –zonder enige twijfel een zeer streng orgaan- houdt zelf ondertussen alles scherp in de gaten.

Dikke dossiers
Daarmee is duidelijk dat elke certificering gepaard gaat met een dik tot zeer dik dossier: daarin moet immers voortdurend worden bijgehouden wat de stand van zaken is in het certificeringsproces, alsmede in het betreffende bedrijf. En niet alleen voor de keten binnen een certificatiebureau, maar ook voor derde partijen (zoals de Raad voor Accreditatie) moet alles duidelijk zijn. Een ‘dik dossier’ moet in dit geval letterlijk genomen worden: “De meeste bureau’s werken nog altijd met papier”, weet Christian Oudenbroek, “Dat betekent hele afdelingen die gevuld zijn met lange rijen mappen, die ook nog eens van hot naar her moeten worden versleept.”

Op maat gemaakt systeem
In het kantoor van Brand Compliance ontbreken die mappen: sinds het bedrijf met Lotus Notes werkt is in feite alleen nog een laatste uitdraai van de eindresultaten nodig: alles bevindt zich nu in het op maat gemaakte databasesysteem. Dat systeem werd gemaakt door Bluecube, in opdracht van Oudenbroek: “Ik heb eerder bij een accountantskantoor gewerkt, en daar werkten we wel met Lotus Notes. Ik wilde iets dergelijks ook binnen dit bedrijf.”Oudenbroek zocht en vond een partner via het web, en kwam uit bij Bluecube. Na een afspraak ging Bluecube aan de slag en maakte een systeem op maat. Na een training van een ochtend in het kantoor van Brand Compliance, kon er mee worden gewerkt.

Dat systeem voorziet om te beginnen in een lijst met alle stappen die nodig zijn om het proces van certificering te doorlopen. Is een bepaalde handeling, bijvoorbeeld een bepaalde audit, verricht, dan kan dat direct worden afgevinkt en is dat voor iedereen duidelijk. Is een en ander gecontroleerd, of wordt er door een medewerker iets gewijzigd, dan is dat ook direct zichtbaar. Het zelf aanleggen van databases is gemakkelijk, aldus Oudenbroek (er was slechts een halve dag training voor nodig) en bovendien hoeft niet voor iedere nieuwe klant een volledig nieuw dossier te worden aangemaakt. En dan biedt het systeem ook nog de benodigde templates voor alle mogelijke brieven, naar alle mogelijke partijen.

Kosten/baten
Het voordeel van dit systeem strekt zich verder uit dan alleen het feit dat de kosten/baten afweging gunstig uitpakt, of dat er geen papieren dossiers hoeven worden aangemaakt -en heen en weer moeten worden gedragen-, vindt Christian Oudenbroek: “Zeker zo belangrijk is dat er met dit systeem een compleetheid is. Zo houden wij goed overzicht en borgen we voor onszelf dat wij ons werk goed doen.” Ook naar de klant toe is de grotere efficiency van belang: “Zo’n proces is vrij ingrijpend en moet daarom zo soepel mogelijk verlopen: het gaat immers om het leveren van kwaliteit naar onze klanten.” Christian Oudenbroek: “Dit systeem helpt ons om daar pragmatisch mee om te gaan. We hebben nu meer tijd om echt naar verbeteringen bij de klant te kijken, in plaats van alleen maar te kijken of ze aan de normen voldoen. Om die reden laten we dit systeem ook altijd aan de klanten zien.”

Lees over de avonturen van Bluecube en Brand Compliance in het drieluik "De papierverslinder verslonden".

Kijk voor meer informatie over Brand Compliance op www.brandcompliance.nl.

Meer referenties van Bluecube lezen? Ga naar www.bluecube.nl/referenties/referenties-van-bluecube